شارژپَل از سرفصل: مدیریت نگهداری و خدمات ساختمان
چگونه یک برنامه نگهداری پیشگیرانه (Preventive Maintenance) جامع و مؤثر برای ساختمان خود تدوین و اجرا کنیم؟
یک برنامه نگهداری پیشگیرانه (PM) مدون، نقشه راه شما برای حفظ سلامت تاسیسات، کاهش هزینه‌های تعمیراتی و افزایش آسایش ساکنین است. تدوین و اجرای صحیح آن کلیدی است.
همانطور که در مقالات قبلی اشاره شد، نگهداری پیشگیرانه (PM) برای جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی و پرهزینه تاسیسات ساختمان ضروری است. اما صرفاً دانستن اهمیت PM کافی نیست؛ مدیریت ساختمان باید بتواند یک برنامه جامع، عملی و مؤثر برای تدوین و اجرای این نگهداری‌ها داشته باشد. این راهنما، مراحل کلیدی این فرآیند را تشریح می‌کند.
گام‌های اساسی در تدوین برنامه نگهداری پیشگیرانه (PM):
۱شناسایی و لیست کردن تمام تجهیزات و تاسیسات کلیدی:
- اولین قدم، تهیه لیستی کامل از تمام تجهیزات و سیستم‌هایی است که نیاز به نگهداری دارند. این لیست باید شامل موارد زیر (و بسته به امکانات ساختمان، موارد دیگر) باشد:
- موتورخانه (دیگ، مشعل، پمپ‌ها، منبع انبساط، مبدل‌ها)
- سیستم لوله‌کشی آب سرد و گرم (لوله‌های اصلی، شیرآلات اصلی)
- سیستم فاضلاب (لوله اصلی، چاه‌ها در صورت وجود)
- آسانسور(ها) (کابین، موتور، تابلو فرمان، درب‌ها، چاهک)
- سیستم‌های تهویه مطبوع مرکزی (چیلر، هواساز، فن‌کوئل‌ها - اگر مرکزی باشند)
- تابلوهای برق اصلی و مشاعات
- سیستم اعلام و اطفاء حریق (دتکتورها، کپسول‌ها، جعبه‌های آتش‌نشانی، پمپ آتش‌نشانی)
- درب‌های اتوماتیک پارکینگ
- سیستم آیفون تصویری مرکزی
- پمپ‌های آب
- سیستم‌های احتمالی دیگر (استخر، سونا، ژنراتور برق اضطراری و...)
- برای هر تجهیز، اطلاعات مهم مانند برند، مدل، تاریخ نصب و سوابق تعمیرات قبلی را (در صورت وجود) ثبت کنید.
۲تعیین فعالیت‌ها و تواتر نگهداری برای هر تجهیز:
- برای هر یک از تجهیزات لیست شده، فعالیت‌های نگهداری لازم (بازرسی، تمیزکاری، روغن‌کاری، تنظیم، تست، تعویض فیلتر/قطعات مصرفی) را مشخص کنید.
- بهترین منبع برای این اطلاعات، دفترچه راهنمای خود تجهیزات و توصیه‌های شرکت سازنده است.
- همچنین می‌توانید از تجربیات تکنسین‌های متخصص یا استانداردهای صنعتی کمک بگیرید.
- برای هر فعالیت، یک تواتر زمانی مشخص (روزانه، هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه، دوسالانه و...) تعیین کنید.
۳ایجاد چک لیست‌های دقیق بازرسی و سرویس:
- برای هر بازرسی یا سرویس دوره‌ای، یک چک لیست دقیق تهیه کنید که تمام مراحل و موارد لازم برای بررسی را شامل شود.
- این چک لیست‌ها به اطمینان از انجام کامل و استاندارد کار کمک کرده و امکان ثبت نتایج بازرسی را فراهم می‌کنند.
- نمونه چک لیست‌ها را می‌توان از منابع آنلاین معتبر یا با کمک متخصصین تهیه کرد.
۴برنامه‌ریزی زمانی و تخصیص مسئولیت‌ها:
- تمام فعالیت‌های نگهداری را در یک تقویم سالانه برنامه‌ریزی کنید.
- مشخص کنید کدام فعالیت‌ها توسط سرایدار یا پرسنل داخلی ساختمان قابل انجام است و کدام نیاز به پیمانکار متخصص دارد (مانند سرویس آسانسور یا موتورخانه).
- برای فعالیت‌های نیازمند پیمانکار، قراردادهای سرویس و نگهداری معتبر منعقد کنید.
۵تأمین بودجه لازم:
- هزینه سالانه اجرای برنامه PM (شامل هزینه قراردادهای سرویس، قطعات مصرفی و تعمیرات جزئی) را برآورد کرده و در بودجه سالانه ساختمان لحاظ کنید.
- این هزینه باید به عنوان بخشی از شارژ جاری از ساکنین دریافت شود.
اجرای مؤثر برنامه PM:
- نظارت بر اجرا: مدیر ساختمان باید بر اجرای صحیح و به‌موقع فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده (چه توسط پرسنل داخلی و چه پیمانکاران) نظارت کند.
- ثبت دقیق سوابق: تمام فعالیت‌های انجام شده، نتایج بازرسی‌ها، قطعات تعویض شده و هزینه‌ها باید به دقت ثبت و بایگانی شوند. این سوابق برای تحلیل عملکرد، پیش‌بینی نیازهای آتی و ارائه گزارش به ساکنین ضروری است.
- استفاده از نرم‌افزار: مدیریت نگهداری ساختمان با استفاده از نرم‌افزارهایی مانند شارژپل بسیار آسان‌تر می‌شود. این نرم‌افزارها امکان ثبت تجهیزات، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، ثبت سوابق، یادآوری زمان سرویس‌ها و مدیریت هزینه‌ها را فراهم می‌کنند.
- بازنگری و بهبود مستمر: برنامه PM یک سند پویا است. باید به صورت دوره‌ای (مثلاً سالانه) بر اساس تجربیات، بازخوردها و تغییرات احتمالی در تجهیزات، بازنگری و به‌روزرسانی شود.
نتیجه‌گیری:
تدوین و اجرای یک برنامه نگهداری پیشگیرانه جامع، اگرچه در ابتدا نیازمند صرف وقت و برنامه‌ریزی است، اما در بلندمدت با جلوگیری از خرابی‌های پرهزینه، افزایش عمر مفید تاسیسات، کاهش مصرف انرژی و افزایش ایمنی و آسایش ساکنین، یک سرمایه‌گذاری بسیار ارزشمند و ضروری برای هر ساختمانی محسوب می‌شود. استفاده از ابزارهای نوین مدیریتی می‌تواند این فرآیند را به طور قابل توجهی تسهیل و کارآمدتر نماید.
